Bokföring enskild firma

Bokföring enskild firma

Denna text avser bokföring för enskild firma och är framför allt för dig som nyligen startat. Anledningen till att man startar ett företag kan variera, men få gör det för administrationens skull, dvs om du inte är redovisningskonsult. I syfte att underlätta tar vi därför upp några saker som kan vara bra att känna till och var du kan hitta mer information.

Vad är bokföring?

Bokföring är en sammanställning av affärshändelser i din näringsverksamhet. Du ska löpande bokföra alla intäkter och kostnader som rör din enskilda firma. Det kan till exempel vara inköp eller försäljningar som du gjort. För varje affärshändelse ska du därefter ha en verifikation som styrker dokumentationen till din bokföring. Kort sagt som bevis för att affärshändelsen har inträffat. Det kan exempelvis vara, kvitton eller fakturor. Vad en verifikation ska innehålla står reglerat i bokföringslagen 5:7.

Observera att privata levnadskostnader inte ska bokföras i firman.

När inträder bokföringsskyldigheten?

I Skatteverkets rättsliga vägledning går det att läsa följande.

För en enskild näringsidkare inträder bokföringsskyldigheten när näringsverksamheten börjar bedrivas. Näringsverksamheten anses påbörjad när näringsidkaren inleder faktiska förbindelser med omvärlden, träffar avtal m.m. i och för rörelsen.

Debet och kredit

När du bokför fördelar du affärshändelser på olika konton, detta heter att kontera. Varje konto har två sidor, den vänstra delen går under namnet Debet och den högra Kredit. Det kan finnas flera poster på respektive sida, men det måste balansera.

Det finns en förenklad tumregel när det kommer till Debet och Kredit. Den ser ut på följande sätt.

En tillgång ökat i debet och minskar i kredit
En skuld minskar i debet och ökar i kredit
En intäkt minskar i debet och ökar i kredit
En kostnad ökar i debet och minskar i kredit

Om vi till exempel tar en tillgång som företagskontot så ökar behållningen i debet och minskar i kredit.

Kontoplan

I syfte att ge struktur till redovisningen används konton. En kontoplan är ett register över de konton som används i samband med konteringen. Det kan till exempel avse, egna uttag, lokalkostnader, försäljning, med mera. Registreringen av affärshändelser på kontona ligger därefter till grund för din redovisning. Här kan du läsa mer om kontoplan.

Balansrapport och resultatrapport

En kontoplan är uppdelad mellan balanskonton och resultatkonton. Summan av det som bokförts på balans respektive resultatkonton kan man därefter ta ut i rapportform. Det kallas då balansrapport och resultatrapport.

Av balansrapporten kan du utläsa företagets tillgångar, eget kapital och skulder. Det egna kapitalet är tillgångarna minus skulderna, det vill säga mellanskillnaden. I balansrapporten visas kontoklass 1 och 2.

Resultatrapporten är lite förenklat intäkter minus kostnader och visar resultat i verksamheten, kort sagt om du går plus eller minus. I resultatrapporten finns kontoklass 3 till 8.  

Kontantmetoden och faktureringsmetoden

Det finns två metoder för löpande bokföring att välja mellan. Vid bokföring i en enskild firma ska du använda den metod som valdes i samband med registreringen. För att illustrera har vi exempelvis tagit en försäljning.

Faktureringsmetoden är den mest vanligt förekommande och kallas också huvudmetoden. Den innebär att du bokför både vid faktureringstillfället och när betalningen sker. Det blir med andra ord först en kundfordring och sedan en betalning av denna.

Här har vi exempelvis tagit en fakturerad försäljning med 25% moms. Vi utgår från kontoplanen för K1 – Förenklat årsbokslut.

KontoDebetKredit
3000 – Försäljning1000
2610 – Utgående moms 25%250
1510 – Kundfordringar1250

Du bokar bort kundfordringen när du erhåller betalningen.

KontoDebetKredit
1510 – Kundfordringar1250
1930 – Företagskonto 1250

Kontantmetoden får användas av företag som omsätter högst 3-miljoner kronor. Tillskillnad från faktureringsmetoden så behöver du endast bokföra i samband med in och utbetalningar. Med andra ord bokför du först när den betalas.

KontoDebetKredit
3000 – Försäljning1000
2610 – Utgående moms 25%250
1930 – Företagskonto1250

Det finns dock ett undantag och det är vid räkenskapsåret slut, då ska samtliga obetalda fodringar och skulder ska tas med.

Lite förenklat kan man säga att kontantmetoden innebär ett moment mindre, men ger en sämre överblick eftersom det saknas en kund- och leverantörsreskontra.

Valet av metod påverkar också när momsen ska redovisas. Vid faktureringsmetoden bokförs momsen när fakturan skickades, medan den uppkommer vid betalningstillfället för kontantmetoden.

Moms

Moms är en förkortning av ordet mervärdesskatt. Om du bedriver ekonomisk verksamhet ska du momsregistrera dig. Det finns dock vissa undantag om omsättning understiger 30 000kr per år. I Skatteverkets momsbroschyr finns mycket bra information.

Momssatser

Det finns flera olika momssatser. Standardmomsen är 25 procent på varor och tjänster, men det finns även 12, 6 och saker som är momsfritt.  

Ingående och utgående moms

Vid inköp till ditt företag mottar du en verifikation, exempelvis faktura. Det momsbelopp som finns på fakturan är ingående moms. Om du själv säljer en momspliktig vara eller tjänst så ska du lägga på mervärdeskatt på fakturan. Detta kallas utgående moms. När du lämnar in en momsdeklaration så tar du upp både den ingående och utgående momsen. Mellanskillnaden får du antingen betala eller få tillbaka.  

Momsperioder

Det finns tre olika momsperioder att välja mellan. Du kan antingen redovisa varje månad, kvartalsvis eller en gång om året. Att redovisa ofta innebär dock både för- och nackdelar. Det är ofta lättare att hålla koll på en eventuell momsskuld om du kontinuerligt måste redovisa den. Dessutom har du möjlighet att snabbare få tillbaka moms om den ingående momsen är större än den utgående. Nackdelen är att det är mer administration. Valet är dock inte helt frivilligt, utan bygger på hur stort ditt beskattningsunderlag är. För att ha rätt att redovisa en gång om året så får ditt sammanlagda beskattningsunderlag inte överstiga 1-miljon, se tabell nedan. Denna finns också att hitta i Skatteverkets momsbroschyr på sidan 22.

BeskattningsunderlagRedovisningsperiodAlternativ
Högst 1-miljon krBeskattningsårKalendermånad eller kalenderkvartal.
Högst 40-miljoner KalenderkvartalKalendermånad
Högre än 40-miljonerKalendermånadInga

Debiterad preliminärskatt och egenavgifter

En enskild firma skattar på överskottet. För att kunna räkna fram skatten används därför en preliminär inkomstdeklaration. I den får du som näringsidkare ange ett uppskattat överskott för aktuellt år. Skatteverket tar sedan och räknar fram en skatt utifrån underlaget och debiterar den månadsvis. Detta kallas debiterad preliminärskatt och utgår med en lika stor summa varje månad. Har debiteringen blivit felaktig så finns det därefter möjlighet att justera den genom att skicka in en ny preliminär inkomstdeklaration.

Den debiterade preliminärskatten är i grunden till för att förenkla beskattningen av enskilda firmor. I debitering ingår alla skatter du ska betala på överskottet. Det kan till exempel vara kommunalskatt, statlig skatt och egenavgifter. För en enskild firma kallas dom sociala avgifterna för egenavgifter. I egenavgifterna ingår bland annat, allmän löneavgift, sjukförsäkringsavgift, föräldraförsäkringsavgift, med mera.
Observera att momsen inte ingår i debiteringen, utan att den redovisas och betalas separat.

Bokföra preliminärskatt

Den debiterade preliminärskatten är en privat kostnad. Om du betalar den debiterade preliminärskatten från företagskontot så blir det som ett eget uttag. I en enskild firma kan din bokföring av preliminärskatt se ut på följande sätt. Här har vi exempelvis tagit 5000 kr från företagskonto och betalt den debiterade preliminärskatten med. Kan också läsa i Skatteverkets broschyr 282 på sidan 19.

KontoDebetKredit
2012 – Avräkning för skatter och avgifter5000
1930 – Företagskonto5000

Vad är avdragsgillt?

Huvudregeln för avdrag återfinns i 16:1 inkomstskattelagen.

Det finns dock en del områden med begränsningar samt en del svåra gränsdragningar till det privata. I syfte att hjälpa till har Skatteverket lagt upp ett eget avsnitt på hemsidan där du kan läsa mer. Observera att du aldrig får dra av privata levnadskostnader i företaget.  

Förenklat årsbokslut

Efter varje räkenskapsår ska du göra ett årsbokslut. Kort sagt är ett årsbokslut en sammanställning av årets redovisning. Enskilda firmor som omsätter högst 3-miljoner under ett beskattningsår kan dock välja att använda ett förenklat årsbokslut. Det förenklade årsbokslutet utgår från K1 regelverket. Syftet är att förenkla processen för exempelvis mindre enskilda näringsidkare.

Ett förenklat årsbokslut består av en balans- och resultaträkning. Det ingår även upplysningar om exempelvis periodiseringsfonder, expansionsfond, ersättningsfond, skogskonto, med mera.

På Skatteverkets hemsida finns broschyr 282 för dig som väljer att upprätta ett förenklat årsbokslut. Den innehåller mycket bra information och ger dessutom praktiska exempel. Vill man därefter gå på djupet kan man med fördel besöka Bokföringsnämndens hemsida för enskild firma.   

Göra det själv eller lämna bort det?

I en enskild firma kan näringsidkaren själv sköta sin bokföring. I syfte att underlätta kan man alltid använda ett bokföringsprogram, men du måste ändå ha vissa grundkunskaper. Är du däremot osäker kan det vara bra att kontakta en redovisningskonsult som hjälper dig hantera det administrativa.

Var kan jag hitta bra information?

Förutom de länkar som finns inlagda i tidigare avsnitt så kommer här ytterligare några tips

Bokföring

På Bokföringsnämndens hemsida finns ett eget avsnitt för enskild firma. Det finns också en sida som heter, att föra bok. Där kan ni bland annat hitta 13-filmer om bokföring.  

Skatteverket har också en egen del för enskild firma. På hemsidan finns dessutom broschyr 282 och deklarationshänvisningar. Det finns också webbseminarier att tillgå. Där Skatteverket går igenom enskilda delar, exempelvis moms eller dylikt.  

Även Verksamt har skrivit om enskild firma. Dessutom har dom Skatteskolan som är en podcast för personer som är nya på skatteområdet. Den går grundligt igenom många delar inom skatteområdet.

För dig som gillar att läsa böcker så finns exempelvis, Bokföring och bokslut i enskild firma, av Björn Lundén. Den fokuserar på enskilda firmor som gör förenklade årsbokslut.

För att sammanfatta hoppas vi att ovanstående information har hjälpt dig på vägen. Sist men inte minst får du gärna läsa mer på länkade sidor och fördjupa dig inom respektive område.