Funderar du över bokföringsprogram för enskild firma?
Det finns många saker att beakta när du ska starta enskild firma. En sak som underlättar den administrativa biten är ett bokföringsprogram.
I syfte att hjälpa dig har vi samlat några av de större aktörerna nedan.
Nr 1 – Visma eEkonomi
En av Sveriges ledande aktörer inom området. Visma eEkonomi är ett molnbaserat program med integrerad bokföring och fakturering. I priset ingår också support vilket underlättar hanteringen. Det finns också möjlighet att bygga på programmet i samband med att ditt företag växer. Ett prisvärt och stabilt program för endast 219kr/mån.
- Bokföring & Fakturering
- Fri programsupport ingår
- Testa programmet i 20 dagar
- Möjlighet att bygga på programmet med bland annat deklaration
Nr 2 – Fortnox
Fortnox startade 2001 och var en av pionjärerna när det kommer till bokföring på nätet. Som ett resultat är de idag en stor aktör som är noterad på börsen. I Fortnox standard får du bokföring, fakturering och support för endast 299kr/mån.
- Bokföring & Fakturering
- Fri support ingår
- 30 dagar öppet köp
Nr 3 – Speedledger e-bokföring
Speedledger är ett molnbaserat bokföringsprogram som utgår ifrån händelserna på ditt bankkonto. Det ger sen förslag hur du ska bokföra i syfte att automatisera processen. För enskilda firmor som använder kontantmetoden (bokslutsmetoden) finns en licens för 199kr/mån. I detta pris ingår dock inte fakturering. Skulle du utgå ifrån fakturametoden så är priset utan fakturering 299kr/mån.
- Bokföring
- Fri bokföringsrådgivning ingår
- Öppet köp 14 dagar
Nr 4 – Björn Lundén
Björn Lundén har varit aktiva i över 20 år på den svenska marknaden. Företaget har förutom programvaror även böcker och utbildningar inom ämnet skatt och ekonomi. Med bokföring och fakturering från Björn Lundén kan du sköta administrationen via mobilen eller på webben. Kostnaden är 249 kronor per månad.
- Bokföring & Fakturering
- Erfarna – varit med länge
- Fri support via chatt
- Prova gratis i 30 dagar
Nr 5 – Hogia
Hogia open businness är ett helt webbaserat ekonomisystem. Det finns i tre olika utföranden, beroende på vilken funktionalitet som efterfrågas. Den minsta varianten med bokföring och fakturering kostar från 275 kronor per månad.
- Bokföring & fakturering
När det är dags att välja ett bokföringsprogram för enskild firma så uppkommer normalt en del frågor. Vi har valt att sammanställa de vanligaste nedan, samt förklara begreppet bokföring längst ner.
Finns det något enkelt bokföringsprogram för nybörjare?
Om något är enkelt beror mycket på om personen har erfarenhet av ämnesområdet och programvaror sedan innan. Mycket har dock blivit enklare under senare år. I samband med digitaliseringen så har molnbaserade lösningar ökat den automatiserade biten. I vissa program kan du dessutom fotografera ett kvitto och sen föreslår programmet automatiskt ett konteringsförslag. Det är dock en fördel om man förstår grunderna i bokföring.
Programmen vi rekommenderar ovan har bra hjälpavsnitt samt en support som kan hjälpa till med programtekniska frågor vid behov.
Vad kostar ett bokföringsprogram för enskild firma?
Kostnaden kan variera lite beroende på vad ett bokföringsprogram för enskild firma ska innehålla. De flesta rena bokföringsprogram brukar därför ligga på ungefär 100-300kr. Skulle man sen vilja bygga på med flera delar, exempelvis fakturering, CRM, lön och anläggningsregister så blir det något dyrare.
Finns det några tillägg – support?
Många programvaruföretag brukar erbjuda supportavtal av olika slag. Ofta brukar det dessutom ingå en programsupport i den ordinarie avgiften. Förutom programsupport så erbjuder en del företag tilläggstjänster som bokföringssupport eller att de hjälper dig göra bokföring.
Går det att prova bokföringsprogram?
Många programvaruföretag erbjuder exempelvis en kostnadsfri testperiod på 20-30 dagar. Det ger dig en chans att överblicka programmet och skapa dig en uppfattning.
Vad bör finnas med?
Vad som finns med i ett bokföringsprogram kan variera mellan leverantörerna. Det handlar dels om vilket paket man väljer, men sen finns det också programvarutillverkare som har valt att nischa sig mot specifika branscher.
Några exempel på saker som brukar vara med är:
Bokföring
Grund & Huvudbok
Balans & Resultatrapport
Kund & Leverantörsreskontra
Momsrapport
De större aktörerna har bra standardprogram för bokföring. Med andra ord handlar det snarare om vilka inställningar man vill ha med eller inte. Det kan exempelvis röra sig om, automatisering, attestering, förvalda konton, kostnadsställen, projekt och om du vill låsa perioder.
Måste man ha ett bokföringsprogram?
Det är att rekommendera, men det finns inga lagkrav. Du kan bokföra manuellt i en inbunden kolumndagbok. Däremot får man inte använda Excel eller dylika kalkylprogram, se rubrik längre ner.
Hur gör man för att byta bokföringsprogram?
En del leverantörer hjälper till vid byte av bokföringsprogram. Det går också att exportera redovisningsinformation genom en sie4 fil. På detta sätt kan man flytta över sin bokföring från ett program till ett annat. Det förutsätter dock att programmen stödjer formatet sie4.
Kan man integrera bokföringsprogrammet med fakturering?
Ja, de flesta affärssystem har integration mellan faktureringen och bokföringssystemet. Ofta finns detta som ett paketerbjudande från leverantören, men går även att lägga till i efterhand i de flesta fallen. Detta är att rekommendera för att spara både tid och energi.
Bokföra lokalt eller i molnet?
Det finns programvaruleverantörer som säljer bokföringsprogram som du kan ha liggande lokalt på din dator. Vi rekommenderar dock att man väljer en molnvariant. Dels för flexibiliteten, men också för att säkerhetensskull. Vad händer om du har en lokal installation och det uppstår fel på din dator?
Går det att automatisera?
Ja, i de flesta program går det både att automatisera processen. Det finns flera sätt att automatisera processen, integrerad fakturering/bokföring, bankkoppling för betalningar, fota kvitto och föra in i programvaran osv.
Går det göra bokslut och deklaration i bokföringsprogrammet?
För att kunna göra bokslut och deklaration behöver man ofta köpa till en modul utav existerande program, alternativt specifika program för bokslut och skatt.
Finns det gratis bokföringsprogram för enskild firma?
Ja, det finns gratis bokföringsprogram för enskild firma på marknaden. Det finns dock en del saker man bör beakta. För det första måste man kolla vad som ingår. Uppfyller det behovet för din verksamhet? Om du skulle ha frågor om programmet finns det någon support och vad kostar den? En tredje sak man bör fundera kring är vad som händer med din bokföring om plattformen lägger ner? Detta kan vara ett alternativ, men tänk igenom ovanstående.
Kan man använda Excel som bokföringsprogram?
Många som startar företag undrar om det går att använda Excel för sin bokföring. De flesta som har ett Officepaket har också Excel och då uppkommer frågan. Det är dock inte tillåtet att bokföra i kalkylprogram som Excel. Anledningen är att du själv kan gå in och korrigera i efterhand, utan att det syns. I bokföringslagen 5:5 står följande:
Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen
Detta gör att Excel inte uppfyller kraven i bokföringslagen och kan av den anledningen inte fungera som ett bokföringsprogram.
När inträder bokföringsskyldigheten?
För en enskild näringsidkare inträder bokföringsskyldigheten när näringsverksamheten börjar bedrivas. Näringsverksamheten anses påbörjad när näringsidkaren inleder faktiska förbindelser med omvärlden, träffar avtal m.m. i och för rörelsen.
Vad innebär god redovisningssed?
Innebörden av god redovisningssed har förskjutits från att tidigare mycket tydligt ha representerats av uttrycket ”faktiskt förekommande praxis hos en kvalitativt representativ krets bokföringsskyldiga”, till en mer komplex innebörd med betoning på att uttalanden från ett kvalificerat normgivande organ tillmäts mycket stor betydelse.
I Sverige har normgivande organ som SRF (Sveriges redovisningskonsulter) och FAR (Föreningen för auktoriserade revisor) skapat ett regelverk som kallas REKO.
Det bygger på god redovisningssed och är en svensk standard för redovisningstjänster.
Bokföringsnämnden ansvarar för utvecklande av som anses vara god redovisningssed.
Syfte med redovisningen?
Att löpande bokföra alla transaktioner är en förutsättning för att ha kontroll på verksamheten och skapa sunda beslut. Det är också nödvändigt för att kunna följa de lagar och förordningar som finns i samband med företagande.
Vad är en verifikation?
En verifikation är ett underlag som styrker transaktionen, exempelvis kvitto, faktura eller dylikt. Varje affärshändelse ska ha en egen verifikation.
Hur styrker jag en verifikation?
Om man kollar bokföringslagen 5:7 står följande text att läsa.
”Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga.
I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen utan svårighet skall kunna fastställas”
Hur länge ska man spara material och på vilket sätt?
Det är viktigt att man sparar/arkiverar den räkenskapsinformation man har. I bokföringslagen 7:2 står följande att läsa:
”Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt.
Maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 1 § första stycket 1 eller 2 ska hållas tillgängliga i Sverige under hela den tid som anges i första stycket. Lag (2010:1514)”.
Kan jag bokföra själv?
Har du kunskapen så kan du absolut bokföra själv, mot detta finns det inga hinder. Lämpligtvis använder du någon av de bokföringsprogram för enskild firma vi nämnt för att underlätta hanteringen av din räkenskapsinformation. Är du däremot osäker på hur det fungerar, eller inte vill disponera din tid på pappersarbete, så kan det vara en god idé att ta hjälp från en redovisningskonsult.
Behöver en enskild firma revisor?
Ytterst få enskilda firmor behöver en revisor. Endast om verksamheten räknas som större och du måste upprätta och lämna en årsredovisning finns krav på revision. För att räknas som större måste du uppfylla två av kriterierna i de två senaste räkenskapsåren.
- Fler än 50 anställda (i medeltal)
- Mer än 40 miljoner kronor i balansomslutning
- Mer än 80 miljoner kronor i nettoomsättning.
Ofta förväxlar nystartade företagare ordet revisor och redovisningskonsult. Revisor är en titel du kan få efter att du avlagt ett prov hos FAR. En revisor granskar redan befintlig räkenskapsinformation, medan redovisningskonsult sköter den löpande administrationen.
Tips för att lära sig mer om enskild firma och bokföring?
Det finns en väldigt bra bok av Björn Lundén som heter, Bokföring och bokslut i enskild firma. Den innehåller både tips och konkreta bokföringsexempel.
På Skatteverkets hemsida finns ett avsnitt specifikt om enskild firma. De har också webbseminarier som förklarar olika delar.
Sen finns det mycket information att tillgå på nätet. På Youtube finns flera videoklipp som kan vara till hjälp.
Kan också ta del av våra artiklar i kolumnen till höger. Ett axplock finns nedan.
Starta eget böcker – Boktips
Affärsplan exempel
Starta eget hjälp
Preliminärskatt enskild firma